Après une période d’arrêt d’activité et préalablement à toute reprise ou continuité d’activité, le chef d’entreprise doit :
1- Réévaluer chacun des éléments clés de son organisation, notamment : Les revenus d’activités, les ressources humaines, les finances, l’approvisionnement et la production. Dans ce contexte, vous devrez faire au moins 3 hypothèses de reprise d’activité (haute/médiane/basse). Vous devrez également considérer plusieurs horizons temporels : court, moyen et long terme. Ces hypothèses vous permettront d’anticiper les ressources nécessaires mais également vous apporter la sérénité de savoir où vous allez !
2- Communiquer auprès de ses équipes sur les principaux indicateurs d’activité et grandes lignes d’action sur la situation d’avant crise, durant la crise, et les perspectives de reprise. Il est souhaitable d’établir dès le départ la fréquence de ses communications, mais également de déterminer les moyens les plus appropriés (Réunion de direction, de services, newsletter ou mail d’information).
Voici 12 points d’appui à prévoir permettant d’établir un état des lieux (non-exhaustif) de la situation et des besoins organisationnels de l’entreprise :
1- Gérer les incidents survenus pendant le confinement et la hiérarchisation des actions à mettre en œuvre.
2- Être attentif aux retours d’expérience, à l’évolution des méthodes de travail et aux contraintes que vivent vos salariés (ex : télétravail, digitalisation, disparition de certains fournisseurs, etc.)
3- Évaluer les impacts potentiels de la crise sanitaire sur les prévisions de vente, en fonction des hypothèses préalablement étudiées.
4- Estimer les niveaux de stocks disponibles et les dégradations éventuelles. Quels sont les risques de la chaîne d’approvisionnement ? Identifier de nouveaux fournisseurs potentiels ? Si les prix ont fluctué, faut-il répercuter ces fluctuations ?
5- Revoir et établir des priorités pour les approvisionnements, en fonction des contraintes liées à notre insularité et adapter vos ressources et vos stocks.
6- Étudier comment faire face aux coûts engendrés suite aux investissements réalisés pour mettre votre entreprise aux nouvelles normes d’hygiène en vigueur.
7- Mettre en place une stratégie de recouvrement efficace, pour ne pas être impacté doublement par la crise.
8- Identifier et accompagner vos partenaires critiques, en fonction de vos possibilités.
9- Revoir votre organisation commerciale en fonction de contraintes : Effectifs, rotation des équipes, chômage partiel, télétravail, horaires, redistribution des tâches back/front office etc.
10- Réviser vos plans marketing et communication. En fonction des nouvelles contraintes : budgétaires, stocks, coûts. C’est également le moment d’optimiser et de renégocier vos plans médias auprès des médias locaux.
11- Mener des actions de communication spécifiques auprès du Service Client et Relation Client pour rétablir le lien de confiance auprès des clients.
12- Anticiper tous les risques liés à votre activité, mais également à notre environnement (Surcharge dans la production, contraintes liées au transport aérien, aux nouvelles règlementations, mais également aux risques potentiels liés à la saison cyclonique et au risque sismique…). Vous devrez ensuite mettre en place des outils indispensables tel que le DUER (Document Unique d’Évaluation des Risques) et le PCA (Plan de continuité d’activité).
Si cet état des lieux et les conséquences qui s’en suivent sont dressés avec justesse par les dirigeants, il cultivera d’autant la confiance des collaborateurs dans le cadre de la reprise.
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